Saltar al contenido principal

Operacion y automatizaciones

Vista operativa simple​

Cutlyy no se limita a guardar informacion. Tambien coordina tareas que el negocio haria manualmente si no existiera el sistema.

La operacion diaria puede dividirse en tres momentos:

  1. preparar el negocio
  2. operar la agenda
  3. cerrar y medir resultados

1. Preparar el negocio​

Antes de trabajar el dia a dia, el negocio necesita tener configurado:

  • plan activo
  • sedes
  • servicios
  • personas con membresia
  • roles y permisos

Si esta base no existe o queda incoherente, el resto del flujo se rompe rapidamente.

2. Operar la agenda​

Durante el dia, el negocio usa Cutlyy para:

  • crear bookings
  • editar reservas
  • mover citas
  • cancelar citas
  • registrar pagos
  • revisar que empleado atiende cada servicio

En esta etapa el sistema debe proteger dos cosas al mismo tiempo:

  • experiencia del cliente
  • orden operativo interno

3. Cerrar y medir resultados​

Cuando las citas terminan, Cutlyy ayuda a cerrar el ciclo:

  • marca estados finales
  • habilita reseñas
  • actualiza metricas
  • deja trazabilidad del resultado

Automatizaciones que existen hoy​

Cambio automatico de estado de citas​

El backend programa tareas para que una cita pueda pasar automaticamente a:

  • IN_PROGRESS cuando llega la hora de inicio
  • FINISHED cuando llega la hora de fin

Esto evita depender siempre de una accion manual del equipo.

Notificaciones​

Dependiendo del flujo, el sistema intenta enviar:

  • WhatsApp al cliente
  • push al personal involucrado

Ejemplos:

  • confirmacion de booking
  • cancelacion o modificacion
  • finalizacion del servicio

Recalculo de metricas​

Cada cambio relevante puede mover indicadores como:

  • revenue
  • citas completadas
  • citas canceladas
  • ticket promedio
  • productividad por empleado

Reconciliacion de cupos​

El backend tambien puede ejecutar procesos para corregir o actualizar el consumo del plan del negocio segun el uso real.

Outbox y procesos reintentables​

Algunos efectos secundarios se registran como eventos de outbox para poder procesarlos y reintentarlos sin depender de un request de usuario.

Ejemplos:

  • sincronizar metricas
  • enviar WhatsApp o push
  • limpiar archivos de Storage
  • ejecutar cascadas de borrado de negocio
  • sincronizar o eliminar usuarios en Firebase Auth

El procesamiento interno se protege con x-internal-task-token.

Que hace cada capa​

CapaResponsabilidad operativa
FrontendGuiar a la persona usuaria y evitar errores obvios
BackendValidar reglas, persistir cambios y disparar automatizaciones
Integraciones externasEjecutar mensajeria, push y tareas diferidas

Que pasa si algo falla​

No todas las fallas tienen el mismo peso.

Fallas criticas​

Si falla algo central como:

  • una validacion de negocio
  • la escritura en la base de datos
  • una regla de capacidad

la operacion debe detenerse.

Fallas best effort​

Si falla algo accesorio como:

  • un WhatsApp
  • un push
  • una tarea de apoyo no critica

el booking o la cita pueden seguir existiendo, y luego el equipo debe revisar el impacto operativo.

Ejemplo de lectura no tecnica​

Una administradora podria entender las automatizaciones asi:

  • "Si una cita empieza, el sistema intenta reflejarlo."
  • "Si una cita termina, el sistema intenta cerrar el ciclo."
  • "Si una reserva cambia, el sistema intenta avisar y recalcular."

Que deberia vigilar negocio u operaciones​

  • que el plan siga activo
  • que existan empleados y sedes validos
  • que los servicios que se intentan agendar sigan activos
  • que las notificaciones no acumulen fallos silenciosos
  • que eventos de outbox con ERROR o PAUSED no queden sin revision
  • que la agenda refleje la realidad del servicio
  • que metricas y reviews correspondan a citas realmente prestadas

Regla practica cuando el plan deja de estar operativo​

Conviene distinguir dos situaciones:

  • nuevas reservas o nuevas operaciones privadas: deberian bloquearse por la validacion del plan
  • bookings ya creados con anterioridad: pueden seguir necesitando cancelaciones, reprogramaciones publicas y automatizaciones pendientes

Eso evita romper el ciclo de vida de reservas ya existentes mientras se sigue protegiendo la operacion nueva del negocio.

Documentos relacionados​